Zoek in de site:

Kwartiermaker SSC gemeente DOWR

Kwartiermaker SSC gemeente DOWR

De klantvraag

De DOWR-gemeenten (Deventer, Olst-Wijhe en Raalte) hebben een collegebesluit genomen om samen te werken op het gebied van bedrijfsvoering. De business case voor ICT & Informatievoorziening beoordeelt men als kansrijk, maar complex. Een zware kwartiermaker SSC moet de kar gaan trekken. InterExcellent IT Regie Management krijgt de vraag een zware interim-manager te zoeken die in 12 maanden een Shared Service Center (SSC) bouwt. Henk van den Berg is al interim-teammanager ICT (Informatie Management) bij de gemeente Deventer en dus bekend met de klant.

De context

Wat maakte deze opdracht kansrijk, maar complex? Henk van den Berg: “De drie gemeenten beschikten niet over de benodigde kennis en kunde op het gebied van een ICT SSC en misten ervaring met een dergelijk veranderingstraject. De drie gemeenten verschilden sterk in omvang en volwassenheid en bereidheid en vermogen om te veranderen. Ook hun werkwijzen en applicaties liepen sterk uiteen. En er waren veel stakeholders met soms uiteenlopende belangen.”

De oplossing

Henk kon de vereiste expertise en visie toevoegen, de visie vertalen naar een plan en dat plan met vasthoudendheid uitvoeren. Als interim kwartiermaker SSC was hij geen onderdeel van de heersende mores en cultuur. Een groot voordeel, want een medewerker uit eigen kring zou teveel last hebben gehad van heersende gebruiken.

Henk is begonnen met een Plan van Aanpak, een Communicatieplan en een Veranderstrategie. “Er was geen visie op hoe de gemeenschappelijke ICT-organisatie er uit zou moeten zien. Het realiseren van een samenwerkingsverband is een taai proces. Er zijn duidelijke uitgangspunten geformuleerd die als kader gelden voor het organisatieontwerp, zoals een gemeenschappelijke i-visie, beleid, architectuur, infrastructuur, producten- en dienstencatalogus. Een belangrijk aspect is de harmonisatie van de werkwijze en van het applicatielandschap.”

Succesfactoren
Succesfactoren zijn: een duidelijke relatie tussen opdrachtgever en –nemer, een duidelijke route en eindsituatie en maximale participatie van de medewerkers. Henk: “Ik ben gestart met een kick-off met alle betrokkenen waar ik ‘de te maken reis’ heb gepresenteerd. In negen werkgroepen hebben zij zelf hun eigen toekomstige activiteiten uitgewerkt.”

“Ik heb veel tijd besteed aan goede en tijdige communicatie over de visie, de route, het gebruikte negenvlaksmodel en de  noodzaak van een goede governance. Regelmatig heb ik iedereen bij elkaar gehaald voor afstemming en om bij te praten. We hielden workshops met de OR om concepten en begrippen als Business – IT alignment en governance duidelijk te maken. Elk product is goedgekeurd door de opdrachtgevers alvorens naar een volgende fase te gaan.”

Het resultaat

Het verandertraject is succesvol afgerond. Het Shared Service Center Informatievoorziening werkt en de governance structuur staat. De organisatie (80 medewerkers) heeft een nieuw MT en nieuwe rollen zoals contractmanagement. Business–IT alignment kan de “vraagzijde” goed bedienen en ondersteunt de business doelstellingen. Met een nieuwe i-visie en investeringsbegroting start de organisatie met programma’s voor het behalen van de strategische doelen.

De opdrachtgever is tevreden over de rol van Henk als kwartiermaker SSC. Henk: “Met drive en passie hebben we het gehele traject goed kunnen doorlopen. Consistent communiceren is echt key geweest. Ik werk gestructureerd en houd het concept goed voor ogen. Focus helpt iedereen samen te werken aan één eindresultaat. Inmiddels ben ik aan mijn vierde klus begonnen, als programmamanager voor de harmonisatie van het applicatielandschap van de drie gemeenten.”

Sietse Bergstra

Drs. Sietse Bergstra

Managing Partner
We ondersteunen organisaties om hun keten van informatievoorziening weer werkend te maken.
Stuur een e-mail of bel +31 (0) 35 5280430