IT-regisseur Van de Berg: “ Je moet de essentie blijven benadrukken”
Interim CIO zet bij gemeente Almere een IV-organisatie neer vanuit visie op IT Regie Management
De gemeente Almere heeft 10 jaar geleden de stap gezet naar ICT-outsourcing. In 2011 koos Almere voor een nieuwe partij, maar dat leverde nog niet het beoogde resultaat op. In 2014 besloot de gemeente op zoek te gaan naar een interim CIO kwartiermaker, een “firefighter en verbinder”. Na een zorgvuldige afweging kiest de gemeente voor Henk van den Berg, associé bij InterExcellent. In ruim 1,5 jaar bouwt Henk een proactieve organisatie op die regie voert over de ICT en Almere helpt een krachtige rol als opdrachtgever te vervullen.
De klantvraag
“Ontzorging” was in 2007 de gedachte achter de outsourcing. Omdat de praktijk tegenviel, koos Almere in 2011 een nieuwe outsourcing partner. De beoogde transitieperiode van 6 maanden liep 19 maanden uit en leidde tot een budgetoverschrijding van ruim 100%. De Rekenkamer stelde een kritisch rapport op, dat door PwC werd bevestigd. Het probleem lag niet bij de externe leveranciers, maar bij de interne regie die onvoldoende functioneerde. Het advies van RKR en PwC was duidelijk: “Benoem een CIO en formuleer een IV-visie”. Andere aanbevelingen waren: ontwerp een IV-organisatie, stel een evenwichtig IT-portfolio samen, verbeter het project- en risicomanagement en versterk het leveranciers- en contractmanagement.
InterExcellent is één van de partijen die kandidaten mag voorstellen. In onze presentatie geven wij prioriteit aan de meerwaarde van IT Regie Management en pas in tweede instantie aan de persoon. De blootgelegde problemen kun je alleen integraal multidisciplinair oplossen. Daarvoor heb je een IT-regisseur nodig die thuis is in het politieke krachtenveld én de kwaliteiten heeft om met leveranciers, (interne) IT’ers en de business om te gaan. Je ziet vaak dat deze rol over verschillende specialisten verdeeld wordt, maar in onze visie moet je die juist bij één persoon onderbrengen: de IT-regisseur.
Na een zorgvuldige afweging koos de gemeente voor Henk van den Berg als interim CIO. Hij heeft eerder voor diverse gemeenten als kwartiermaker een IV-organisatie neergezet en is dus ervaren met I&A in een gemeentelijke omgeving en het politieke krachtenveld. Daarnaast waren zijn kwaliteiten in leiderschap en veranderkunde doorslaggevend. Hij profiteerde hierbij van zijn Nyenrode-leergang ITRM die hij in 2015 volgde.
De oplossing
Als Henk in juli 2015 als CIO start, is zijn eerste taak een 0-meting van de kosten, projectportfolio, architectuur en business applicaties. Zijn conclusie is o.a. dat de besturing onvoldoende is ingericht. Henk formuleert een IV-perspectief, een organisatieperspectief en een veranderkundig perspectief. Hij creëert een “oncomfortabel” gevoel om iedereen in beweging te krijgen en slaagt erin steeds meer mensen binnen en buiten zijn afdeling te binden: “Je moet de essentie van IT-governance blijven benadrukken.”
Belangrijk is dat Henk in de concerndirectie plaatsneemt en onbeperkt toegang heeft tot de wethouder, de portefeuillehouder. Een essentiële stap is de start van een tijdelijke IT-afdeling, ICTAR (ICT Almere Regie), van 70 mensen met daarin o.a. de information managers die voor de diverse diensten werkten. Zijn visie op ICT, denk multidisciplinair, richt ICT integraal in, helpt zo de gewenste omslag op weg: “Je moeten buiten de bestaande kaders naar oplossingen zoeken, in een andere context anders gaan functioneren.”
Het resultaat
De grootste verandering die Henk realiseert, is dat hij het probleem met het opdrachtgeverschap oplost. Henk vult de CIO-functie in als een IT-regisseur die de totale keten van informatievoorziening onder controle heeft. Hij managet de veranderkundige en inhoudelijke aspecten met een team van hoog niveau: “Om een succesvolle transitie te leiden heb je mensen van kaliber nodig. Op termijn ben je dan goedkoper uit.” Ook de outsourcing partner ervaart dat Almere zijn rol als opdrachtgever anders invult, wat leidt tot een betere dienstverlening tegen lagere kosten!
In de 1,5 jaar dat Henk nu voor Almere werkt heeft InterExcellent nog een aantal IT-specialisten in vaste dienst geplaatst. De manager projectportfolio functioneert inmiddels zo goed dat hij Almere-breed het projectportfolio leidt. De interim CIO periode van Henk loopt in het voorjaar van 2017 af. InterExcellent is inmiddels gevraagd de search te doen voor een vaste CIO.
