Introductie IT Regie Management
We zien het dagelijks om ons heen: organisaties hebben grote moeite om de snelheid van veranderingen en innovaties te absorberen. Zo vraagt de voortgaande digitalisering om nieuwe business modellen en moet IT steeds meer gaan bijdragen aan uw business. De uitdaging: hoe houdt u daar de regie over? We zien namelijk ook dat het gespecialiseerde aanbod van IT-diensten leidt tot ‘multi-sourcing’. Organisaties kiezen steeds vaker voor oplossingen van diverse specialisten, van zowel binnen als buiten de organisatie. Hierdoor ontstaat een groeiende behoefte aan regievoering over een breed scala aan ketenpartners, met als doel: meer grip op de ontwikkeling van uw business en organisatie. Wij noemen dat IT Regie Management.
Het doel van onze dienstverlening is om uw keten van informatievoorziening succesvol werkend te maken en te besturen. Hiervoor hebben wij een model uitgewerkt dat wij IT Regie Management noemen.
Samenhang op drie niveaus
De keten van informatievoorziening (IV-keten) begint en landt bij uw business en speelt zich af op drie niveaus die samen de totale keten bestrijken:
- Richten
- Inrichten
- Verrichten
1. Richten: door regie op uw strategische Demand-Supply keten
Om te beginnen analyseren wij diepgaand de behoeften van uw organisatie. Onze ervaring stelt ons in staat een objectief oordeel te geven over uw huidige en gewenste situatie en hoe u daar komt. Het werkend maken van uw strategische demand-supply keten omvat onder andere:
- Visie op informatie en beleid formuleren op basis van de koers van de organisatie en de strategie
- Informatiemanagement: de klantvraag vertalen naar informatievoorziening
- Portfolio van programma’s en projecten (PPM) plannen
- Architectuur definiëren
- Security beleid opstellen
- Sourcing strategie definiëren en contract management inrichten
- De keten werkend maken door deze processen te verbinden
In de praktijk zien we dat deze onderwerpen ieder voor zich veelal wel worden ingericht. Het ontbreekt echter vaak aan de samenhang, het afstemmen van deze onderwerpen in de context van de totale keten.
2. Inrichten: vertaal uw IT portfolio naar programma’s en projecten
Hoe vertaalt u het geplande portfolio van programma’s en projecten naar de daadwerkelijke uitvoering? Hoe stuurt u en richt u de programma’s in? En hoe houdt u projecten in control? Borgt u de uitkomsten in Service Levels en goede contracten? Met andere woorden: zorg dat er aansluiting is binnen uw organisatie en dat IT begrijpt wat er gevraagd wordt. Wij zien bij dit niveau vijf essentiële onderwerpen om de keten werkend te maken:
- Portfolio van programma’s en projecten (PPM) realiseren
- Werken onder IV-beleid en -architectuur
- Servicelevel management inrichten
- Contractmanagement inrichten
- De keten werkend maken door deze processen te verbinden.
Wij constateren ook op dit niveau dat de keten vaak niet goed functioneert. Het portfolio is dan niet goed afgestemd op de vraag en de overdracht vanuit een programma/project naar reguliere dienstverlening is niet goed ingericht. Dat zijn juist essentiële zaken voor een goed geregisseerde keten.
3. Verrichten: standaardiseer uw IT-dienstverlening
Hogere efficiency, effectiviteit en kwaliteit vereisen standaardisatie van de IT-dienstverlening. In de praktijk zien we dat niet terug. IT-activiteiten staan op zich en vormen gezamenlijk geen diensten. Laat staan dat er sprake is van standaardisatie. Terwijl daar wel behoefte aan is door externe ontwikkelingen en ambities van de organisatie.
Hoe maakt u die stap? In de eerste plaats legt u afspraken over wat, wanneer en hoe snel vast in een Service Level Agreement (SLA) en Producten Diensten Catalogus (PDC). Vervolgens organiseert u uw IT-standaarddiensten als een productieproces. Vergelijk het met de maakindustrie waar men opereert volgens het principe van ‘Assemble to order’. Als u daarin slaagt, kunt u processen borgen en leveren volgens afspraak.
In dat kader zien wij een noodzaak voor:
- Verbeteren service organisatie
- Implementeren van ITIL, BiSL en ASL operationele processen, passend bij uw situatie
- Inrichten van processen voor en het realiseren van SLA, PDC en contractafspraken
Om de IV-keten succesvol werkend te maken
is integratie tussen de drie niveaus nodig.
IT-Governance en Regieorganisaties
zijn daarbij van belang.
Integratie tussen de drie niveaus
Voor het succesvol werkend maken van uw IV-keten is de integratie tussen de drie niveaus nodig. Twee specifieke aandachtsgebieden binnen IT Regie Management zijn daarbij van belang.
IT-Governance
Het aandachtsgebied van IT-Governance betreft de besturing van de informatievoorziening. Van belang is dat een goede afstemming plaatsvindt tussen business, regie en delivery. Dit zorgt voor de juiste besturing op strategisch, tactisch en operationeel niveau tussen business en IT, inclusief een linking-pin tussen de niveaus.
Regieorganisaties
Er bestaan in de praktijk diverse vormen van regieorganisaties. Bij samenwerkende overheidsorganisaties is het inrichten van shared services organisatie een actueel thema. Dat gebeurt vaak met regieorganisaties als aansturing. Daarnaast zien wij de behoefte aan een kwalitatief goede inrichting van een CIO office als onderdeel van de regievoering. Soms zijn regieorganisaties functioneel samengesteld uit meerdere organisatorische afdelingen. Vanuit onze ervaring besteden wij veel aandacht aan governance en de veranderkundige aspecten. Van haalbaarheidsonderzoek tot ontwerp en de implementatie van regieorganisaties.
Leergang IT Regie Management Nyenrode
In samenwerking met Business Universiteit Nyenrode verzorgen wij een speciaal ontwikkelde leergang IT Regie Management voor IT-regisseurs. Het doel van deze leergang is om IT-managers verder te ontwikkelen en de aanpak van bewezen oplossingen te verbreden. De leergang is een onderdeel van het Nyenrode InterExcellent Certified Program, een samenwerkingsverband dat al bestaat sinds 2009.
De kunst van het verbinden
Een ambacht. Zo typeren wij ons vak. Een ambacht, omdat we tot in de details ermee bezig zijn. Natuurlijk hebben we net als onze collega-bureaus een groot netwerk. Maar wij kennen het door en door, we weten van iedereen zijn en haar kwaliteiten, we weten hoe ze zijn als persoon, bij welke opdrachtgever ze wel en niet passen.
Uiteindelijk draait het om verbinden. Van mensen, persoonlijkheden, emoties. Maar ook van ideeën over de beste richting, van situaties, oplossingen, van korte en lange termijn. Die kunst beheersen is onze ambitie, omdat wij na al die jaren 100% zeker weten dat verbinding zorgt voor succes en onze opdrachtgevers en kandidaten hiervoor op ons vertrouwen.
De partners van InterExcellent IT Regie Management
Drs. Sietse Bergstra
